Om productief te werk gegaan is het stellen van de juiste prioriteiten erg belangrijk. Immers gaat het er niet om dat je zoveel mogelijk gedaan krijgt, maar dat je gedaan krijgt wat daadwerkelijk bijdraagt aan het bereiken van je doelen. Een manier om prioriteiten te bepalen is de Eisenhower methode. In dit artikel leggen we je dan ook uit wat deze methode inhoudt en hoe je deze toe kunt passen.
Dwight Eisenhower van de 34ste president van de Verenigde Staten. Tijdens zijn presidentschap droeg hij onder andere bij aan de ontwikkeling van het lanceren van het internet, het ruimtevaartprogramma van NASA en het gebruik van alternatieve energiebronnen. Voor Eisenhower president was hij een generaal in het Amerikaanse leger tijdens de Tweede Wereldoorlog en plande tijdens deze periode invasies in Noord Afrika, Frankrijk en Duitsland.
Het is dan ook niet zo vreemd dat de productieve werkwijzen van Eisenhower een grote invloed hebben gehad op de hedendaagse productiviteit methodes.
Een belangrijk onderdeel hiervan is de Eisenhower Matrix. Dit is een simpele matrix die bepaald welke taken welke prioriteit zouden moeten hebben op basis van vier verschillende onderdelen:
- Urgent en belangrijk (taken die gelijk gedaan moeten worden)
- Belangrijk, maar niet urgent (taken die op een later moment gepland kunnen worden)
- Urgent, maar niet belangrijk (taken die je door iemand anders zou kunnen laten doen
- Niet urgent en niet belangrijk (taken die verwijderd kunnen worden)
Kwadrant 1 – Belangrijk / Urgent
Het eerste kwadrant gaat om taken die prioriteit hebben en op een korte termijn moeten gebeuren. Dit betekent dat er geen mogelijkheid meer is om de taak uit te stellen.
Denk bijvoorbeeld als iets simpels als het aanschaffen van een cadeau voor een verjaardag die dezelfde dag nog plaatsvindt. Vaak zijn dit ook taken die uit het niets komen en waar je gelijk op moet handelen. De taken uit het eerste kwadrant zijn dan ook absoluut de taken die je als eerst moet doen.
Kwadrant 2 – Belangrijk – Niet urgent
Kwadrant 2 bestaat uit taken die een hoge prioriteit hebben, maar niet urgent zijn. Er is in dit geval dus geen noodzaak om de taak direct te voltooien, maar wel een belangrijk doel dienen.
Het mag duidelijk zijn dat je eerst met de taken uit het eerste kwadrant aan de slag gaat en daarna de taken uit kwadrant 2 komen. Bij taken uit dit kwadrant is een goede planning van belang. Hiermee voorkom je taken onnodig in kwadrant één terecht komen.
Kwadrant 3 Urgent – niet belangrijk
Ook zijn er nog taken die niet belangrijk zijn, maar wel gelijk zouden moeten gebeuren. Denk bijvoorbeeld aan mails die op een bepaalde tijd beantwoord moeten zijn.
Vraag je bij deze taken af hoe belangrijk ze zijn. Kunnen ze door iemand anders aangepakt worden? Kun je voorstellen om de taken te schrappen? Moeten ze echt gebeuren, is het belangrijk om er niet meer tijd mee bezig te zijn dan nodig.
Kwadrant 4: niet urgent – Niet belangrijk
Dan heb je nog de taken die en niet urgent en niet belangrijk zijn. De oplossing hiervoor is duidelijk: schrappen! Dit kunnen bijvoorbeeld taken via de mail zijn, waar je (omdat je in CC staat) bijvoorbeeld niet verantwoordelijk voor bent of artikelen die geen toegevoegde waarde hebben om te lezen. Vaak zijn het ook taken die zichzelf oplossen als je er niets mee doet.
Aan de gang met de Eisenhower methode
Om met de Eisenhower methode aan de gang te gaan kun je eigenlijk twee dingen doen: één je kunt je taken hier volledig op gaan indelen en je werkzaamheden volledig volgens deze methode inplannen. Een andere methode is om de kwadranten continu in het achterhoofd te houden om prioriteiten te bepalen binnen de methode die je nu gebruikt.